IF Notes

Changeover Strategies and the Implementation Plan

4 min read

Back to IF3141 Sistem Informasi

Changeover Strategies and the Implementation Plan

Questions/Cues

  • Apa empat opsi utama strategi changeover?
  • Mengapa direct changeover berisiko tinggi?
  • Apa kelebihan dan kekurangan parallel running?
  • Kapan pilot dan phased implementation tepat digunakan?
  • Apa isi dari sebuah implementation plan?

Reference Points

  • IF3141 Sistem Informasi (Slides 16-22)

Empat Opsi Changeover

Pertimbangan penting saat merencanakan implementasi adalah cara switch over atau ‘changeover’ ke sistem baru dari yang lama, yaitu mendeploy sistem baru ke dalam operasi. Terdapat empat opsi utama untuk changeover:

  1. Direct changeover atau ‘big bang’
  2. Parallel running
  3. Pilot implementation
  4. Phased implementation

Direct Changeover (‘Big Bang’)

Sistem baru langsung dijalankan dan sistem lama (atau sistem manual, jika tidak ada sistem sebelumnya) dimatikan. Ini berarti peralihan langsung tanpa transisi bertahap.

Kelebihan: ada ‘clean break’ dari sistem lama ke baru; pengguna terpaksa langsung menggunakan sistem baru; lebih murah (less expensive).

Kekurangan: risiko tinggi karena tidak ada fall back; dapat menimbulkan kerusakan reputasi (reputational damage) bagi organisasi jika gagal.

Parallel Running

Sistem lama dan baru dioperasikan berdampingan (side by side) hingga organisasi yakin sistem baru beroperasi memuaskan, lalu sistem lama dimatikan.

Kelebihan: risiko lebih rendah dari direct changeover; jika sistem baru gagal, sistem lama menjadi fallback; pengguna dapat bertransisi secara bertahap; data sistem baru dapat dibandingkan dengan sistem lama untuk validasi.

Kekurangan: lebih mahal dari direct changeover (menjalankan dua sistem sekaligus); pengguna mungkin enggan pindah ke sistem baru.

Pilot Implementation

Sistem baru awalnya diimplementasikan di satu atau beberapa site, atau dengan subset pengguna, alih-alih ke seluruh organisasi sekaligus.

Kelebihan: risiko lebih rendah; sistem baru hanya di-deploy ke seluruh organisasi setelah lebih stabil dan masalah besar tereliminasi; penggunaan operasional saat pilot memungkinkan sistem di-‘tune’ agar lebih efektif; lebih murah menyelesaikan error pada lingkup pilot.

Kekurangan: area pilot mungkin tidak representatif terhadap pengguna dan site secara keseluruhan; jika pengalaman pengguna saat pilot buruk, dapat merusak kepercayaan terhadap sistem baru.

Phased Implementation

Fungsionalitas sistem baru di-deploy dalam tahapan/inkremen: fase pertama menyebarkan subset fungsionalitas, lalu komponen tambahan ditambahkan di tahap berikutnya hingga sistem beroperasi penuh.

Kelebihan: requirement prioritas tinggi dapat dikirim lebih cepat; risiko berkurang; pengguna bertransisi bertahap dan membangun kepercayaan; lebih mudah fall back ke fase sebelumnya jika ada masalah.

Kekurangan: pengguna mungkin kehilangan minat setelah fitur prioritasnya terkirim; mungkin tidak mengadopsi fase awal jika hanya tertarik fitur fase akhir; bisa mahal; pengguna mungkin berpegang pada sistem lama dan cara kerja lama.

flowchart TB
    DIR["Direct / Big Bang<br/>lama OFF, baru ON sekaligus<br/>risiko TINGGI, murah, no fallback"]
    PAR["Parallel Running<br/>lama + baru jalan berdampingan<br/>risiko RENDAH, ada fallback, mahal"]
    PIL["Pilot<br/>baru di subset site/pengguna dulu<br/>risiko RENDAH, bisa di-tune, mungkin tak representatif"]
    PHA["Phased<br/>fungsionalitas di-deploy bertahap<br/>prioritas cepat, fallback per fase, minat bisa turun"]
    CO(["Changeover<br/>lama → baru"]) --> DIR
    CO --> PAR
    CO --> PIL
    CO --> PHA

The Implementation Plan

Implementation plan adalah dokumen kunci dalam SDLC, digunakan oleh semua pihak yang terlibat untuk memastikan seluruh langkah terperinci, dipahami, dan layak (feasible). Dokumen ini juga menyatakan tindakan apa yang harus diikuti untuk memvalidasi keberhasilan implementasi, serta tindakan dan eskalasi apa yang dipicu saat terjadi masalah.

Implementation plan tipikal mencakup: Author and sign-offs, Revision history, Purpose, System overview, Stakeholders, Points of contact, Implementation schedule, Entry criteria, dan Exit criteria.

Summary

Terdapat empat opsi changeover. Direct changeover (big bang) langsung mengganti sistem lama: murah dan clean break, tetapi berisiko tinggi tanpa fallback. Parallel running menjalankan dua sistem berdampingan: risiko rendah dengan fallback dan validasi data, tetapi mahal. Pilot implementation menerapkan ke subset site/pengguna dulu: risiko rendah dan dapat di-tune, tetapi area pilot bisa tidak representatif. Phased implementation men-deploy fungsionalitas bertahap: prioritas tinggi cepat terkirim dan risiko berkurang, tetapi bisa mahal dan minat pengguna menurun. Implementation plan adalah dokumen kunci berisi sign-off, revision history, purpose, system overview, stakeholders, points of contact, schedule, serta entry dan exit criteria.

Graph View

Backlinks