IF Notes

Migration, Documentation, and Training

4 min read

Back to IF3141 Sistem Informasi

Migration, Documentation, and Training

Questions/Cues

  • Mengapa migrasi versi modul yang benar bersifat kritis?
  • Apa peran configuration management dan release management?
  • Mengapa instalasi hardware menjadi prasyarat implementasi?
  • Jenis dokumentasi apa yang dibutuhkan pengguna dan operator?
  • Apa saja metode penyampaian pelatihan?

Reference Points

  • IF3141 Sistem Informasi (Slides 10-15)

Migrasi Modul Software

Selain migrasi data, modul software yang baru atau yang berubah juga perlu dimigrasikan dari test environment ke operational environment. Kegagalan memigrasikan modul yang benar dan, yang lebih penting lagi, versi modul yang benar, dapat mengakibatkan system failure, yang pada gilirannya menyebabkan hilangnya operasi bisnis (loss of business operations).

Beberapa pertimbangan kunci untuk migrasi software meliputi:

  • Configuration management: diperlukan untuk memastikan bahwa hanya versi modul software yang benar dan relevan dengan implementasi yang dipilih untuk dimigrasikan.
  • Release management: aktivitas ini memeriksa bahwa hanya implementasi yang kompatibel yang dipaketkan bersama dan ditransfer ke operational environment dalam satu migrasi tunggal.
  • Timing: terkadang berguna untuk memigrasikan modul dalam keadaan non-aktif (de-activated) sehingga tidak ada gangguan terhadap kontinuitas bisnis, dan mengaktifkannya hanya ketika diperlukan.
  • Validation: validasi bahwa software yang dimigrasikan bekerja dengan benar dapat dilakukan secara bertahap (in stages).
flowchart LR
    TEST["Test Environment<br/>(modul teruji)"] --> CM["Configuration Management<br/>(versi yang benar)"]
    CM --> RM["Release Management<br/>(paket kompatibel)"]
    RM --> OP["Operational Environment<br/>(live)"]

Instalasi Hardware dan Infrastruktur

Cukup sering, komponen hardware dan infrastruktur perlu diinstal di operational environment sebagai prasyarat (prerequisite) untuk migrasi data dan software. Contohnya, volume data, jumlah pengguna, dan tingkat aktivitas pengguna pada sistem baru mungkin menuntut perangkat penyimpanan yang lebih besar, kapabilitas pemrosesan yang lebih tinggi, dan kapasitas jaringan yang lebih besar.

Upgrade terhadap, atau penggantian, hardware dan infrastruktur yang ada perlu dikelola, direncanakan, dan diuji layaknya proyek IT lainnya. Terkadang perubahan hardware dan infrastruktur merupakan proyek mandiri (stand-alone project) tersendiri sebagai pendahulu implementasi aktivitas bisnis, misalnya roll-out komputer desktop, telepon, dan headset ke sebuah call center baru.

Peran Dokumentasi Pendukung

Pengguna membutuhkan dokumentasi untuk membantu mereka menjalankan pekerjaan sehari-hari dan memberikan bantuan awal jika terjadi masalah dalam menggunakan sistem baru. Staf operasional (operations staff) membutuhkan dokumentasi yang membantu mereka mendukung sistem baru, baik untuk pengoperasian dan pemeliharaan rutin, maupun ketika muncul masalah atau kegagalan tak terduga.

Jenis utama dokumentasi meliputi: online help, printed user guides (panduan pengguna cetak), operational manuals (manual operasional), dan technical documentation (dokumentasi teknis). Akses cepat ke dokumentasi yang benar menjadi aspek vital; banyak organisasi pernah mengalami situasi di mana penyelesaian masalah operasional memakan waktu lama akibat kurangnya dokumentasi yang up-to-date.

Pendekatan Pelatihan (Training)

Selain dokumentasi, pengguna dan staf operasional kemungkinan perlu dilatih dalam sistem baru. Elemen utama yang dipertimbangkan:

  • Identify competencies: sistem baru memiliki proses bisnis dan prosedur operasional baru/berubah, yang membutuhkan kompetensi dan keterampilan baru/berubah pula.
  • Define training strategy: membandingkan kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang sudah dimiliki pengguna dan staf (training need analysis).
  • Deliver training: pertimbangan mencakup dampak (impact), berapa banyak, kompleksitas, dan keterampilan.

Metode utama penyampaian pelatihan:

  1. Traditional lectures and workshops: pelatihan tatap muka kepada calon pengguna oleh seseorang yang benar-benar memahami fitur baru.
  2. Remotely delivered training: pelatihan jarak jauh seperti webcast dan teleconferencing, mempertemukan trainer dan trainee melalui teknologi untuk periode relatif singkat.
  3. Train the trainer: sekelompok kecil ‘super-users’ dilatih hingga standar dan tingkat keahlian lebih tinggi, kemudian melatih komunitas pengguna lainnya serta menyediakan pusat keunggulan dan dukungan.

Summary

Migrasi software memindahkan modul baru/berubah dari test ke operational environment; salah versi dapat menyebabkan system failure. Kuncinya: configuration management (versi benar), release management (paket kompatibel), timing (migrasi dalam keadaan de-activated), dan validation bertahap. Hardware/infrastruktur sering menjadi prasyarat dan dikelola seperti proyek IT tersendiri. Dokumentasi (online help, user guides, operational manuals, technical docs) vital bagi pengguna dan operations staff. Pelatihan melibatkan identifikasi kompetensi, training need analysis, dan penyampaian melalui lectures/workshops, remote training, atau train-the-trainer (super-users).

Graph View

Backlinks